Landesjugendring Hamburg e.V.
Heft DSGVO-Sonderheft 2019, Rubrik Titelthema

Veranstaltungen und Freienfreizeiten

Werden Veranstaltungen oder Ferienreisen organisiert, stellen sich Fragen zum Datenschutz hauptsächlich bei der Erhebung der Daten und ihrer Weiterleitung. Ist eine Anmeldung gewünscht? Welche Daten dürfen dabei erhoben werden? An wen dürfen die Anmeldedaten weitergeleitet werden? Was darf der Gruppenleiter alles wissen?

Wie bei allen anderen Bereichen in der Jugendverbandsarbeit ist auch hier der besondere Schutz der Kinder und Jugendlichen durch in der DSGVO zu beachten. Bis zur Vollendung des 16. Lebensjahres können Kinder und Jugendliche nur bedingt eine Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geben. Neben den Eltern müssen auch Jugendliche ab 16 Jahren einwilligen. Einwilligungen müssen nicht schriftlich erteilt – aber nachgewiesen werden.

1. Veranstaltungen
Für Veranstaltungen gilt allgemein, dass die Betroffenen darauf aufmerksam gemacht werden müssen, welche Daten von ihnen verarbeitet, erhoben und gespeichert werden. Interne (z. B. Vereinsfeiern) und öffentliche Veranstaltungen (z. B. Turniere und Seminare) unterscheiden sich nur hinsichtlich des Umfanges, in dem datenschutzrechtliche Hinweise gegeben werden müssen.

Für regelmäßige Gruppentreffen sollten die notwendigen Hinweise (Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragung, Widerspruchsrecht, etc.) bereits beim Vereinsbeitritt oder bei der ersten Anfrage zum Kennenlernen ausgegeben werden. Es sollten Hinweise zum Fotografieren und zum Umgang mit Fotos sowie zu Messenger-Diensten verteilt werden. Eine Herausgabe der Teilnemendenliste an alle Teilnehmenden ist gerechtfertigt, wenn der Vereinszweck darin besteht, persönliche Kontakte zu pflegen. Die Daten sollten sich auf die zur Kontaktaufnahme notwendigen Angaben beschränken. Einzelheiten dazu werden unter dem Stichwort Teilnehmendenliste erläutert (s.u.). Ist die Herausgabe der Kontaktdaten nicht durch den Vereinszweck gerechtfertigt, kann in den Gruppentreffen eine entsprechende Liste erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten darüber zu informieren sind, da ihre Einwilligung erforderlich ist (Minderjährigenschutz). Gruppenleitende und Trainer sollten immer wieder auf ihre Verschwiegenheitspflicht und den sachgemäßen Umgang mit den personenbezogenen Daten hingewiesen werden.

Bei einmaligen internen Veranstaltungen sind die notwendigen datenschutzrechtlichen Hinweise (Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragung, Widerspruchsrecht, etc.) ebenfalls bereits beim Vereinsbeitritt mitzuteilten. Beim Versand von Einladungen per Mail ist zunächst darauf zu achten, dass sie keine Werbung enthalten. Des Weiteren sind die Mails im Blindmodus (bcc) zu versenden, damit die Empfänger nicht alle Adressaten erkennen können. Im Mail-Programm muss eine Weg-Verschlüsselung (z. B. SSL oder TLS) zum Mail-Server eingerichtet sein, damit die verwendeten Adressen nicht ausgelesen werden können. Bereits die Einladung sollte Hinweise zur eventuellen, weiteren Datenverarbeitungen (zum Umgang mit Fotos, Teilnehmerlisten, etc.) enthalten.

2. Teilnehmerlisten
Wenn Teilnehmerlisten erstellt werden, ist zunächst der Zweck (z. B. für eine interne Statistik, für Verwendungsnachweise oder zur Abrechnung) zu klären. Vom Zweck der Datenerhebung hängt der Umfang der berechtigterweise zu erhebenden Daten ab. Es dürfen grundsätzlich nur jene Daten erhoben werden, die erforderlich sind. Müssen z. B. Listen, die für statistische Zwecke erhoben werden, den vollständigen Namen enthalten? Reicht vielleicht eine Strichliste?

Listen für Jugendleiter: Jugendleitende oder Trainer benötigen für ihre Tätigkeit Angaben zu den Kindern und Jugendlichen ihrer Gruppe. Diese Listen, soweit sie nur die notwendigen Angaben enthalten, sind zur Durchführung der Verbandsarbeit notwendig und dürfen erhoben werden.

Eine Herausgabe der Teilnehmendenliste an alle Teilnehmenden ist gerechtfertigt, wenn der Vereinszweck u. a. darin besteht, die persönlichen Kontakte zu pflegen. Dieser Vereinszweck muss sich aus der Satzung ergeben. Welche Angaben dabei in die Teilnehmendenliste aufgenommen werden dürfen, hängt vom jeweiligen Vereins- und Gruppenzweck ab. Die Interessen und die schutzwürdigen Belange der Mitglieder sind angemessen zu berücksichtigen. Die Daten sollten sich auf die zur Kontaktaufnahme notwendigen Angaben beschränken. Bei der Herausgabe der Liste ist darauf hinzuweisen, dass diese nur für Vereinszwecke verwendet werden darf und eine Verwendung für andere Zwecke (insbesondere für kommerzielle Zwecke) sowie die Überlassung der Liste an außenstehende Dritte nicht zulässig ist.

Häufig werden Elternlisten oder sog. Verteilerlisten gewünscht, die Namen, Adresse sowie Kontaktdaten der anderen Eltern, Kinder und Jugendlichen enthalten. Sieht die Vereinssatzung die Kontaktpflege nicht als Ziel vor, kann entweder ein berechtigtes Interesse vorliegen, oder es wird eine Einwilligung aller Beteiligten benötigt. Die Einwilligung könnte paraktischerweise bereits vorab dadurch erfolgen, dass beim Aufnahmeantrag in den Jugendverband die Möglichkeit gegeben wird, einer derartigen Liste zuzustimmen. Die Aufnahme in den Verein darf jedoch nicht versagt werden, wenn Eltern, Jugendliche oder Kinder dieser Regelung nicht pauschal zustimmen wollen.
Ein weiterer praktischer Weg ist die Auslage von Blankolisten, auf die sich bei einem Elternabend alle Bereitwilligen zum Kontaktaustausch eintragen (Eintragung = Einwilligung zur Bekanntgabe innerhalb des Elternkreises). Ein entsprechender Hinweis, wozu die Angaben verwendet werden, muss auf dem Blankoformular vorhanden sein. Die Listen sind zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Zu beachten sind ggfs. statistische und nachweisteschnische Verpflichtungen.

Ist eine Veranstaltung kostenpflichtig, oder ist ein Beitrag zu den Materialien zu zahlen? Dann dürfen Listen geführt werden, um nachzuvollziehen, wer bezahlt hat. Auch können Bankdaten erhoben werden, wenn eine Lastschrift geplant ist.

Bei öffentlichen Veranstaltungen sind Hinweise über die persönlichen Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Widerruf, etc.) und die Datenerhebung sowie -verarbeitung (Weiterleitung der Daten an Dritte? Speicherdauer, etc.) zu geben. Dabei geht es im Wesentlichen um Fotos und Teilnehmerlisten. Die erforderlichen Hinweise sind für jede Form der personenbezogenen Daten zu erteilen. Die Hinweise können als Aushang (z. B. bei Fotos) veröffentlicht oder mit der Veranstaltungseinladung versendet werden.

2. Ferienfreizeiten
Wenn Kinder und Jugendlichen an einer Ferienfreizeit teilnehmen, dürfen ihre Daten erhoben werden. Die Rechtmäßigkeit der Datenerhebung ergibt sich aus der Teilnahmevereinbarung (Vertrag). Es wird keine daüber hinausgehende Einwilligung zur Datenerhebung benötigt. Gleichwohl sind auf den Anmeldebögen Hinweise über die persönlichen Rechte nach der DSGVO und zur Datenerhebung sowie -verarbeitung zu geben. Des Weiteren ist bei der Datenerhebung wichtig, die Grundsätze der Datenminimierung, der Speicherbegrenzung (Recht auf Löschen) und der Datensicherheit zu beachten.

Diese Angaben der Teilnehmenden dürfen abgefragt werden:
 • Name, Geburtstag und Anschrift,
 • Datum der (noch) bedeutsamen Tetanusimpfungen,
 • Anschrift und Telefonnummer des Hausarztes,
 • Name und Anschrift von Eltern mit Notfall-Telefonnummern,
 • Name und Geburtstag von Geschwistern, wenn Gebührenfragen davon abhängen,
 • chronische Krankheiten, um auf diese angemessen reagieren zu können.

Zusätzliche Angaben der Teilnehmenden dürfen nur mit begründeter Notwendigkeit erhoben werden:
 • Krankenkasse der Eltern,
 • Staatsangehörigkeit,
 • Berufstätigkeit,
 • Religion, um auf diese angemessen reagieren zu können.

Die Daten dürfen an die Jugendleiter und sonstigen Veranstalter weitergegeben werden. Dabei ist zu prüfen, ob die Daten pseudonymisiert werden können. Dem Küchenpersonal reicht z. B. die Information, wie viele allergiefreie Essen zu erstellen sind. Konkrete Namen müssen in diesem Fall nicht weiter gegeben werden.
Alle Daten müssen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Zu beachten sind Verpflichtungen, die sich aus der Rechenschaftspflicht gegenüber der BASFI ergeben. Es ist zudem zulässig, Kontaktdaten aufzubewahren, um im nächsten Jahr erneut zur Ferienfreizeit einzuladen.

4. Verwendungsnachweise
Die BASFI verlangt im Rahmen der Mittelvergabe die Übersendung der Teilnahmebögen. Die Rechtfertigung ergibt sich aus der Haushaltshoheit der Freien und Hansestadt Hamburg. In einer Dienstanweisung ist geregelt, wie die Verwendung der Haushaltsmittel nachzuweisen ist. Die Frage, ob diese Handhabung datenschutzrechlich notwendig ist, sollte dem behördlichen Datenschutzbeauftragten überlassen werden.

5. Hinweis für Zuwendungsempfänger durch die BASFI, Mai 2018
Die BASFI erläutert in einem Hinweis, wie ihrer Meinung nach die Datenschutzregeln zu handhaben sind. Die Darstellung ist sehr verkürzt. Sie lässt die wichtigste Rechtsgrundlage, nämlich den Vertrag durch die Vereinsmitgliederschaft auf Grundlage der Satzung, außer Betracht und bezieht sich nur auf gesetzliche Verpflichtungen oder Einwilligungen. Auf der dritten Seite des Hinweises wird ein Muster für die Verpflichtung von Mitarbeitenden auf die Verschwiegenheit zur Verfügung gestellt. Dieses kann aber muss nicht genutzt werden. Alle Mitarbeitenden, das gilt auch für Ehrenamtliche, sind auf ihre Verschwiegenheit hinzuweisen. Der Hinweis kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Wichtig ist die Verpflichtung zu dokumentieren, damit der Verein sie bei Bedarf nachweisen kann. Ansonsten sind die Informationen zum Umgang mit der DSGVO in diesem punktum-Heft wesentlich ausführlicher und hilfreicher als der BASFI-Hinweis.