Heft DSGVO-Sonderheft 2019, Rubrik Titelthema

Fotos

Früher blieben persönliche Fotos weitgehend in den eigenen vier Wänden. Im digitalen Zeitalter können Fotos via Internet in einer Cloud gespeichert und auch geteilt werden. Für Jugendverbände stellt sich die Frage, in welcher Form Fotos erstellt und veröffentlicht werden dürfen. Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für digitale als auch für papierne Fotos. Einen Unterschied macht das Format nur hinsichtlich des Verbreitungsgrades. An die Frage, mit welcher Berechtigung fotografiert werden darf, schließt sich die Frage an, auf welchen Wegen – Newsletter, Website oder Verbandszeitschrift – die Fotos publiziert werden dürfen.

1. Rechtsgrundlagen und Problemlagen
Auf Fotos sind Personen leicht identifizierbar. Im digitalen Zeitalter gilt dies noch weitreichender. Denn digitale Fotos speichern weitere Informationen (Metadaten) wie Datum und Aufnahmeort (GPS). Diese Daten lassen Rückschlüsse zu, wann die aufgenommene Person sich wo aufgehalten hat. Damit stehen Fotografen sowohl beim Fotografieren als auch bei der Publikation der Aufnahmen vor der Herausforderung, wie die Regelungen der DSGVO in Bezug auf Fotos im Jugendverbandsalltag praktikabel einzuhalten sind.
»Ich darf erst auf Veranstaltungen fotografieren, wenn ich von jedem Gast eine Einwilligungserklärung erhalten habe!«, so lautet die Befürchtung seit Einführung der DSGVO im Mai 2018. Diese Aussage ist so allgemein nicht zutreffend. Ein Fotograf braucht eine Berechtigung fürs Fotografieren und fürs Veröffentlichen. Diese kann sich entweder aus dem berechtigten Interesse des Veranstalters ergeben oder durch eine Einwilligung des Fotografierten zustandekommen.

Berechtigte Interessen des Veranstalters sind: die Dokumentation der Veranstaltung (z. B. im Hinblick auf Verwendungsnachweise der eingesetzten finanziellen Mittel) oder die Berichterstattung über eine Veranstaltung.
Prinzipiell kann sich damit der Veranstalter auf ein berechtigtes Interesse beim Fotografieren stützen. Abzuwägen sind dabei jedoch die berechtigten Interessen der fotografierten Person selber. Folgendes ist zu beachten :
• keine unvorteilhaften Posen,
• die Art der Fotografie muss im nachvollziehbaren Zusammenhang mit der Veranstaltung und dem Zweck der Veranstaltung stehen,
• Werbemaßnahmen zu Gunsten Dritter müssen für die fotografierte Person ausgeschlossen sein.

Eine Einwilligung zum Fotografieren kann auch für Veranstaltungen im Voraus oder direkt vor Ort eingeholt werden. Bei Minderjährigen ist jedoch die Einwilligung der Erziehungsberechtigten und bei über 16-Jährigen auch der Jugendlichen nachzuweisen. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen frei widerrufen werden. Durch erfolgten Widerruf dürfen die zuvor erstellten Bilder nicht weiter verarbeitet werden.

In den Zeiten vor DSGVO fand beim Fotografieren hauptsächlich das Kunsturheberrecht Anwendung. Nach diesem dürfen Bildnisse der Zeitgeschichte ohne Einwilligung veröffentlicht werden. Zeitgeschichte wird dabei weit gefasst. Darunter fallen auch allgemeine gesellschaftliche Ereignisse, wie z. B. das Sommerfest eines Vereins. Das Alltagsleben darf dokumentiert werden. Das Kunsturheberrecht bezieht sich nicht allein auf Ereignisse von historisch-politischer Bedeutung. Ein Grenzbereich stellt dabei die Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Flyer etc.) dar. Diese hat grundsätzlich werbenden Charakter und schließt damit die Verwendung von Fotos ohne explizite Einwilligung aus. Erst wenn ein Beitrag über eine Veranstaltung eine journalistische (meinungsbildende) Qualität erreicht, dürfen dabei Fotos von der Veranstaltung verwendet werden. Es ist eine einzelfallbezogene Betrachtung vorzunehmen.
Abzuwägen sind dabei das Interesse des Vereins an der öffentlichen Dokumentation (Informationsfreiheit), die Art und Weise der Veröffentlichung (Vereinszeitung, Presse oder Social Media), die Dauer der Veröffentlichung und das berechtigte Interesse der Fotografierten an ihrem Persönlichkeitsschutz.

Fazit zum DSGVO-konformen Fotografieren: Da eine Einwilligung zum Fotografieren von der abgebildeten Person jederzeit widerrufen werden kann, stellt diese Form für den Fotografen oder den Jugendverband eine unsichere Rechtsgrundlage dar und kann bei geplanten Publikationen (Zeitschrift, Website, Newsletter, Flyer) zu unabsehbaren Risiken führen. Daher sollte die Rechtfertigung zum Fotografieren und Publizieren der Fotos besser auf dem berechtigten Interesse des Jugendverbandes beruhen. Nachfolgend werden diese Rechtsabwägungen anhand von praxisnahen Situationen dargestellt.

2. Praxisbeispiele
• Personenabbild nur als Beiwerk zur Veranstaltung, bei einem Gebäude oder in der Landschaft
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse | keine Einwilligung notwendig
Zu beachten: Keine unvorteilhaften Posen | Die Art der Veröffentlichung muss im nachvollziehbaren Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen.
Hinweispflichten: Ein Verweis auf der Einladung (Flyer, Poster) zur Datenschutzerklärung kann reichen.

• Fotografieren bei einer geschlossenen, jugendverbandsinternen Veranstaltung oder Freizeit
Bei einem Gruppentreffen, einer Vollversammlung, einem Seminar oder einer Freizeit ist es – auf Grund des überschaubaren Teilnehmerkreises – möglich, eine Einwilligung zum Fotografieren und zur Weiterverarbeitung der Fotos bei den Teilnehmenden direkt einzuholen. Dabei ist zugleich eine Datenschutzinformation (siehe unten 5.) auszuhändigen. Besondere Vorschriften gelten bei Minderjährigen (s.o.). Die Art der Veröffentlichung muss im nachvollziehbaren Zusammenhang mit der Gruppe stehen. Wenn eine gruppeninterne Veröffentlichung geplant ist, liegt ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Gruppenaktivitäten vor. Werden Fotos hingegen im Rahmen der Pressearbeit veröffentlicht, ist eine Einwilligung notwendig.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse oder eine Einwilligung
Hinweispflichten: Mit Eintritt in den Jugendverband sollten für diese Fälle entsprechende Hinweise gegeben werden.

• Öffentliche Veranstaltungen oder Events
Auch hier ist der Veranstalter oder Fotograf grundsätzlich dazu verpflichtet, alle Personen über die Datenschutzerkärung und Widerspruchsrechte beim Fotografieren zu informieren. Dies stellt jedoch bei einer großen Anzahl von Besuchern eine nicht praktikable Hürde dar.
Folglich sollte sich der Veranstalter hier auf sein berechtigtes Interesse zur fotografischen Dokumentation der Veranstaltung berufen. Die Besucher haben sich freiwillig auf die Veranstaltung begeben und müssen damit rechnen, dass sie fotografiert und diese Bilder publiziert werden. Der Veranstalter hat dafür Sorge zu tragen, dass keine Fotos mit besonders unvorteilhaften Posen von Personen veröffentlicht werden. Die Art der Veröffentlichung muss im nachvollziehbaren Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse
Hinweispflichten: Ein Verweis auf der Einladung (Flyer, Poster) zur Datenschutzerklärung kann reichen.

3. Publikationsweisen
• Internet
Vor einer Veröffentlichung von Fotos einzelner Personen im Internet sind grundsätzlich Einwilligungserklärungen der fotografierten Personen einzuholen. Ausnahmen bestehen aber dann, wenn es sich um Bilder handelt, bei denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen, oder wenn die Bilder Versammlungen, Aufzüge und ähnliche Vorgänge (Beispiel: Vereinsfest) zeigen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben.
Fotos von einer öffentlichen Sportveranstaltung, Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Ereignissen, die eine große Anzahl von Personen zeigen, dürfen publiziert werden. Voraussetzung ist, dass der Vorgang in der Öffentlichkeit stattgefunden hat und die Darstellung des Ereignisses im Vordergrund steht.
Liegt der Fokus eines Bildes nicht auf der Veranstaltung als solcher sondern auf einzelnen Personen der Veranstaltung, greift die rechtliche Privilegierung des Veranstalters zur Publikation auf Basis seines berechtigten Interesses dagegen regelmäßig nicht. Personen, die dann einzeln oder in kleinen Gruppen abgelichtet werden, müssen vorher um ihr Einverständnis in das Fotografieren und in die Veröffentlichung der Fotos im Internet gebeten werden.

• Newsletter und Zeitungen
Für die Verbreitung von Fotos in Newslettern oder Vereinszeitungen gilt:
Soll das Verbandsleben dokumentiert werden (Informationsfreiheit), so ist eine Einwilligung zur Veröffentlichung der Fotos nicht notwendig. Sobald es sich überwiegend um Werbung handelt, wird eine Einwilligung notwendig.
Überwiegt das Interesse des Fotografierten an seiner Personenidentität, ist eine Einwilligung erforderlich. Bei Kindern und Jugendlichen überwiegt meist das Persönlichkeitsrecht, so dass der Minderjährigenschutz zu beachten und die Einwilligung der Erziehungsberechtigten und des Jugendlichen einzuholen ist.

• Soziale Medien
Für die Veröffentlichung von Fotos in Sozialen Netzwerken ist eine Einwilligung notwendig. Dies gilt auch, wenn der Zugriff des Accounts begrenzt ist.

4. Guideline zum Fotografieren im Jugendverband
Jeder Jugendverband sollte eine interne Handreichung erstellen, die den Umgang mit Fotos und der Publikation für alle Mitglieder erläutert.
• Werden Vereinsmitglieder, Teilnehmer oder sonstige Dritte fotografiert, dann sollten Formularblätter »Hinweise zum Fotografieren auf Veranstaltungen« und »Erklärung und Einwilligung zum Zwecke der Veröffentlichung« zur Verfügung gestellt und verwendet werden.
• Stets ist zu dokumentieren, ob auf das Fotografieren bei einer Veranstaltung hingewiesen wurde und die datenschutzrechtlichen Hinweise aushingen. Ebenso sind die gegebenen Einwilligungen von Personen zur Verwendung von Fotos oder Filmaufnahmen zu dokumentieren. Hierzu sind Name und Vorname, bei nicht zum Verein gehörenden Personen auch deren Anschrift zu erfassen und in das entsprechende Formular einzutragen.
• Wird eine Einwilligung für Filmaufnahmen eingeholt, muss die Einwilligungserklärung ein Foto der einwilligenden Person enthalten. Diese Einwilligungserklärung ist bei den Filmaufnahmen von einer verantwortlichen Person stets mitzuführen. Zudem ist zu kontrollieren, dass nur einwilligende Personen auf den Filmaufnahmen zu sehen sind.
• Eine Einwilligung kann auch eingeschränkt werden : Beispielsweise kann einer Verwendung im Intranet zugestimmt, einer Verwendung im Internet (öffentlicher Bereich) jedoch widersprochen werden. Entsprechende Einwilligungsinhalte sind in solchen Fällen aus dem verwendeten Formular zu streichen.
• Die ausgefüllten und unterschriebenen Einwilligungserklärung sind zu archivieren.
• Alle Verbandsmitglieder, Gruppenleitende, Trainer, Ehrenamtliche oder sonstige Verantwortliche sind aufgefordert sicherzustellen, dass sie den Datenschutzvorgaben beim Fotografieren ordnungsgemäß nachkommen.

5. Aushang: Datenschutzinformation
Der nachfolgende Text kann als Vorlage für Veranstaltungen genutzt werden, um auf die Datenschutzrichtlinien beim Fotografieren hinzuweisen.

Datenschutzinformationen
Auf dieser Veranstaltung wird fotografiert oder gefilmt. Wenn Sie nicht abgebildet werden möchten, lassen Sie es dem jeweiligen Fotografen bitte wissen. Wir können leider nicht verhindern, dass Sie auf Aufnahmen größerer Menschenansammlungen abgebildet werden.

Veranstwortliche Stelle: [Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen / Veranstalters]

Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage und Speicherdauer: Die Aufnahmen werden im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zur Darstellung und Dokumentation unserer Aktivitäten auf unserer Website, unserer Zeitschrift oder unseren Social-Media-Kanälen veröffentlicht. Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Nicht veröffentlichte Fotos werden zwei Jahre lang digital gespeichert und danach gelöscht.

Empfänger: Die Aufnahmen geben wir im Rahmen unserer Pressearbeit ggfs. auch an Medienvertreter weiter. Auf Wunsch stellen wir das Bildmaterial auch Personen und Organisationen zur Verfügung, die an unserer Veranstaltung beteiligt sind.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, gegen die genannte Verarbeitung Widerspruch zu erheben. Nutzen Sie hierfür bitte die oben genannten Kontaktdaten. Soweit die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, werden wir zukünftig durch geeignete Maßnahmen die weitere Verbreitung der entsprechenden Aufnahmen unterlassen. Löschungen auf Websites oder in Social-Media-Kanälen erfolgen im Rahmen der technischen Möglichkeiten.
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz, insbesondere über Ihre Rechte als betroffene Person, erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung, die am Eingang eingesehen oder auf unserer Website [link zur Datenschutzerklärung] abgerufen werden kann.