Landesjugendring Hamburg e.V.
Heft 3-2015, Rubrik Titelthema

4. So werden die richtigen Vorstände gefunden

Erfolgreich für die Vorstandsarbeit werben *

Von Katrin Matuschek, Friedrich-Ebert-Stiftung, und Valerie Lange, Publizistin

Nur mit den richtigen Leuten lässt sich die Arbeit im Verein effektiv und professionell gestalten. Es braucht kompetente und engagierte Menschen, um einen Verein erfolgreich zu führen. Die Besetzung des Vorstands ist eine entscheidende Weichenstellung.
Zu häufig entscheidet der Mangel an Bewerbern/ innen über die Vorstandsposition und nicht etwa ihre Qualifikation. Ist die Gestaltung des Vorstandswechsels jedoch Leitlinie eines etablierten Prozesses der Entwicklung und Gewinnung ehrenamtlicher Führungskräfte und wird die Suche nach geeigneten Vorständen richtig gestaltet, kann es gelingen, nicht nur mehr Bewerber/ innen für die Vorstandsarbeit zu interessieren, sondern auch den oder die richtigen auszuwählen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Suche nach einem neuen Vorstand ist es :

in Anlehnung an Leitbild, Organisationsstruktur und die Zielfestlegung des Vereins im Vorfeld der Vorstandssuche folgende strategische und organisatorische Überlegungen anzustellen :
• Was liegt im Verein an? Welche Themen und Aufgaben ergeben sich daraus?
• Welchen Entwicklungen gilt es Rechnung zu tragen?
• Wo wollen wir als Verein hin und welche Kompetenzen gerade auch in der Vorstandsarbeit sind hierfür erforderlich?
• Wo liegen die Stärken/ Schwächen im Verein und im Vorstand?
• Was soll mit der (Neu-)Besetzung erreicht werden?
• Wer käme für die Vorstandsämter in Frage?
• An welchen Orten wird gesucht?

… Strukturen und Rahmenbedingungen für die Vorstandsarbeit im Verein bereit zu stellen und dabei folgende Fragen zu beantworten :
• Wie sieht die Einarbeitung und Begleitung aus?
• Welche Unterstützung kann der Verein dem neuen Vorstand geben?
• Wer ist Ansprechpartner/ in bei Fragen?

Wenn effektive Arbeits- und Unterstützungsstrukturen im Verein bereit stehen und durch die strategischen Vorüberlegungen klar wurde, welche Aufgaben zukünftig auf den Verein zukommen, geht es daran, die Aufgaben und Anforderungen abzustecken, die die Vorstandsmitglieder erfüllen müssen. Denn nur wenn beide Seiten wissen, was von dem jeweils anderen zu erwarten ist, kann die Zusammenarbeit erfolgreich sein.

Die konkrete Tätigkeitsbeschreibung für und die Anforderungen an den zukünftigen Vorstand bilden die Basis für die Stellenbeschreibung. Die Stellenbeschreibung sollte zum Mitmachen motivieren, daher sollten darin wesentliche Fragen geklärt werden :
• Wie kann die Organisation und deren Mission möglichst attraktiv beschrieben werden?
• Welchen Titel trägt das Amt /die Funktion?
• Welche konkreten Aufgaben sind in dieser Funktion zu erledigen?
• Wie viel Zeit ist für die Ausübung der Funk-tion aufzuwenden?
• Wo ist diese Funktion hauptsächlich auszuüben (Einsatzort)?
• Welche Fähigkeiten, Kompetenzen, Kenntnisse und Erfahrungen sind dafür erforderlich (Anforderungen an das Amt, die als Entscheidungshilfe bei der Suche und Auswahl eines/r Kandidaten/ in dienen)
• Was bietet die Organisation an Unterstützung und Anerkennung (Infrastruktur, Einarbeitung, Fortbildung, Aufwandsentschädigung)?
• Welche Schnuppermöglichkeiten in die Tätigkeit gibt es?
• Wer ist Ansprechpartner/ in bei Interesse?

Damit die Werbung auch erfolgreich ist, sollten Sie in der Stellenbeschreibung deutlich machen, was den Vorstandsposten attraktiv macht und dabei Motive potenzieller Engagierter ansprechen, wie z.B. :
• Die Identifikation mit einer persönlich wichtigen Sache;
• Die Verwirklichung einer Idee;
• Die Einwirkung auf gesellschaftliche Entwicklungen;
• Möglichkeiten zur Selbstverwirklichung durch machbare, spannende, verantwortungsvolle Aufgaben;
• Chancen zur Kompetenzerweiterung und zur persönlichen Weiterbildung;
• Unterstützung durch den Verein (Aufwendungsersatz, Versicherungsschutz, Einarbeitung, Begleitung);
• Beziehungsnetzwerke knüpfen;
• Prestige, Ansehen und Anerkennung.

Die Stellenausschreibung ist dann die Basis für die gezielte […] Werbung für das Vorstandsamt. […] Intern können sich Interessierte im gegenwärtigen Vorstand oder in weiteren Gremien und Ausschüssen des Vereins finden. Außerdem kommen [ggfs.] haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter/ innen und Vereinsmitglieder […] als mögliche Kandidaten/ innen in Frage.

Die Ansprache potenzieller Kandidaten/ innen kann über persönliche Kontakte und Netzwerke direkt geschehen. Die Stellenbeschreibung dient dann als Leitfaden für das Gespräch. […]

Haben sich Bewerber/ innen für die Position im Vorstand gefunden, geht es darum, in persönlichen Gesprächen gegenseitige Erwartungen, Interessen und Bedürfnisse abzuklären und geeignete Kandidaten/ innen »auszuwählen«. Dabei gilt es, den Interessenten/ innen, die sich zur Wahl stellen möchten :
• Den Verein nahezubringen, mit all seinen Stärken und Schwächen.
• Aufzuzeigen, was auf den Vorstand zukommt (Aufgaben, Zeitaufwand).
• Gestaltungsspielräume und Unterstützungsmöglichkeiten im Amt aufzuzeigen sowie über Haftungsrisiken aufzuklären und Ängste und Zweifel zu besprechen.

In dieser Phase sollte beiderseitige Klarheit und Ehrlichkeit herrschen. Wird hier in den Gesprächen beschönigt, ist Frustration und damit Scheitern in der späteren Zusammenarbeit vorprogrammiert. Eine Schnupperphase in die Vorstandsarbeit für Interessenten/ innen hilft, die gegenseitigen Erwartungen noch einmal zu überprüfen.

Mit dem Finden und der Wahl des geeigneten Vorstandes ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Nun muss sichergestellt werden, dass die mit Mühe gefundene Führungskraft gut eingearbeitet und unterstützt wird, damit sie längerfristig, kompetent und erfolgreich ihre Arbeit im Verein ausübt.
Ein Vorstandswechsel ist ein langfristiger Entwicklungsprozess, der dann am erfolgreichsten ist, wenn er als solcher in die Strukturen und Abläufe des Vereins eingebettet ist und durch eine kontinuierliche, aktive Nachwuchsarbeit begleitet wird. Übrigens : Ein richtig besetzter Vorstand arbeitet auch erfolgreicher, strahlt Kompetenz nach außen aus und erleichtert die zukünftige Vorstandssuche.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

* Impulsgeberin:  Anke Werner, Freiwilligen-Agentur Köln