Landesjugendring Hamburg e.V.
Heft 3-2015, Rubrik Titelthema

3. So wird die Vorstandsarbeit effektiv gestaltet

Zusammenarbeit besser organisieren *

Von Katrin Matuschek, Friedrich-Ebert-Stiftung, und Valerie Lange, Publizistin

Erfolgreiche Vorstandsarbeit braucht effiziente Arbeitsstrukturen und -organisation sowie ein handlungsfähiges Vorstandsteam. Damit das Vorstandsteam aber auch Vorstand und Verein effektiv zusammenarbeiten können, gilt es folgende Aspekte zu beachten :
• Gute Zusammensetzung des Vorstands (Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Talenten und Erfahrungen);
• Gute Aufgabenteilung (z.B. Finanzen, Personal, Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, plus Vorsitzender);
• Klare Zuständigkeiten, auch in der Zusammenarbeit des Vorstands mit der Geschäftsführung;
• Vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre im Vorstand;
• Verantwortlichkeit des Vorstands für langfristige strategische Verbandsziele und die Prioritätensetzung der Organisation (normatives, strategisches Management);
• Personelle Einbindung des Vorstands in Gremien und Ausschüsse, damit dort gefasste Beschlüsse Umsetzung finden;
• Klare Kommunikations- und Informationswege
• Transparente Strukturen;
• Genügend Austauschmöglichkeiten des Vorstands;
• Gutes Informations- und Wissensmanagement;
• Gute Sitzungskultur und ein effektives Sitzungsmanagement.

Besonderer Bedeutung kommt der Beziehung zwischen Vorstand und Geschäftsführung zu. Hier gilt es für den Vorstand, das richtige Gleichgewicht in der Kooperation mit der Geschäftsführung zu finden. Für eine erfolgreiche Weiterentwicklung des Vereins ist es wichtig, dass die Verantwortlichkeiten klar verteilt sind. Der Vorstand bestimmt die Gesamtrichtung, legt die langfristigen Ziele fest, besitzt die strategische Führungsverantwortung und ist für die Steuerung und Übersicht über die Vereinsentwicklung verantwortlich. Die Geschäftsführung organisiert die operativen Alltagsgeschäfte und unterstützt den Vorstand bei der Realisierung der festgelegten strategischen Ziele. Der Erfolg der Zusammenarbeit hängt jedoch insbesondere auch von der Kooperationsbereitschaft und -fähigkeit zwischen Vorstand und Geschäftsführung sowie von deren Fähigkeit, »grenzüberschreitend« zu denken und zu agieren ab. Denn die Praxis erfordert oftmals, dass die jeweiligen Zuständigkeiten von Fall zu Fall je nach Rahmenbedingungen und Kompetenzen neu diskutiert und Aufgaben zum Wohle des Vereins anders verteilt werden müssen.

Ein professionelles Sitzungsmanagement darf für die gute Zusammenarbeit im Verein ebenfalls nicht unterschätzt werden. Schlecht vor- oder nachbereitete Sitzungen, die die Beteiligten mit dem Gefühl zurücklassen, ihre für den Verein aufgewendete Zeit nicht sinnvoll genutzt zu haben, führen schnell zu Frustrationen – bis hin zu einem Motivationsverlust für Engagement.

Und so können Sie Ihre Vereinssitzungen effektiv gestalten :
• Rechtzeitig vor jeder Sitzung sollte allen Teilnehmern/ innen eine kommentierte Tagungsordnung übermittelt werden. Die Tagungsordnungspunkte sollten eingeteilt werden in solche zur »Entscheidung«, »Diskussion/Beratung«, »erste Erörterung«, »Bericht/Kenntnisnahme«. Die Themen, bei denen Fehlentscheidungen oder Fehlverhalten zu großen Nachteilen führen, sollten priorisiert werden.
• Die Sitzungsleitung muss nicht durch den Vorstand übernommen werden, sondern kann abwechselnd an die Teilnehmer/ innen gehen. Wer einmal eine Sitzung geleitet hat, versteht die damit einhergehenden Schwierigkeiten besser – und richtet sein eigenes Verhalten als Sitzungsteilnehmer/ in eher daran aus.
• Im Protokoll werden Vereinbarungen festgehalten (was, wer, mit wem, bis …). Das Protokoll ist damit die Grundlage für das Nachverfolgen der Beschlüsse bzw. der übernommenen Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden sollten.
• Stehen Großprojekte an, sollten diese aus den turnusmäßigen Sitzungen ausgegliedert und stattdessen in Sondersitzungen besprochen werden.

Die Informationen, die unter anderem durch die Sitzungen gesammelt werden, sollten wie alle anderen wichtigen Informationen des Vereins auch (z.B. Leitbild, Satzung, Geschäftsordnung, Ziele und Aufgaben des Vereins, Organigramm mit Zuständigkeiten, Unterstützungsangebote und Ansprechpartner bei Fragen, Termin- und Sitzungspläne, Protokolle, Beschlüsse und deren Umsetzung …) gut aufbereitet und allen Vereinsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden.

So sind alle Mitglieder und Interessengruppen des Vereins auf dem gleichen Stand und Entscheidungsabläufe werden transparent. Das Thema Transparenz und das damit einhergehende professionelle Informations- und Wissensmanagement spielen für eine effektive Zusammenarbeit im Vereine eine wichtige Rolle und sind die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands und zwischen Vorstand und Vereinsmitgliedern.

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* Impulsgeber:  Stefan Nährlich, Aktive Bürgerschaft Berlin